Uppgiftsbaserad klassificering
Arkivplanens struktur kan variera från myndighet till myndighet. För att befrämja utveckling av enhetliga arkivplaner rekommenderar Ålands landskapsarkiv att arkivplanens struktur baseras på på förhand fastställda kategorier där handlingarna delas upp enligt organisationens olika uppgifter och funktioner.
En handling registreras i arkivplanen under den huvuduppgiften där dokumentet skapas eller anländer till organisationen.
Huvuduppgifterna kan exempelvis i en kommun vara indelade på följande sätt:
- ALLMÄN FÖRVALTNING & ADMINISTRATION
- EKONOMI
- PERSONAL
- KULTUR & FRITID
- NÄRINGSLIVS- & ÖVRIGA UTVECKLINGSFRÅGOR
- SAMHÄLLSPLANERING & INFRASTRUKTUR
- SOCIALA OMSORGER
- UTBILDNING
Den här indelningen är näraliggande Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering (se bilaga) som utvecklats av Finlands kommunförbund för att identifiera de primära uppgifterna och funktionerna för kommunala myndigheter och organisationer.
Landskapsregeringen underlydande myndigheter ska även de kunna använda de tre generella kategorierna ALLMÄN FÖRVALTNING & ADMINISTRATION, EKONOMI och PERSONAL. Själva verksamheten får sedan från fall till fall kategoriseras och vid behov underindelas med beaktande av dess omfattning och – framförallt – om den är uppdelad på separata uppgifter eller funktioner.
Arkivplanens upplägg
Som ett minimum ska en arkivplan innehålla tre fält: handlingens typ, förvaringstid samt anmärkningar. Anmärkningar kan innehålla t.ex. information gällande handlingens behandling eller uppgifter om eventuella författningar som dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på. I vissa fall kan det vara ändamålsenligt att använda flera kolumner, t.ex. när man behöver ange information om förvaringsplatsen eller sekretessbestämmelserna.
| Handling | Förvaringstid | Anmärkningar |
|---|---|---|
| Adressförteckningar | Gallras vid inaktualitet | |
| Anvisningar | Varaktigt | Kan ingå i Protokoll med bilagor eller Diarieförda handlingar |
| Telefonkataloger, interna | Se Anmärkningar |
Kataloger upplagda enligt organisation bevaras Varaktigt, övriga Gallras vid inaktualitet |
Tabell 1. Exempel på arkivplanens upplägg
Det är alltid bäst att diskutera detaljer med Ålands landskapsarkiv innan arbetet framskrider.