Ålands landskapsarkiv har tagit fram en s.k. mallplan som är avsedd att vara till hjälp då kommuner och kommunalförbund på Åland upprättar arkivplaner. Den är gjord ur ett ”totalperspektiv” och respektive kommun/kommunalförbund väljer bort det som inte är relevant. På motsvarande sätt får man lägga till sådant som visar sig saknas. Planen är inte beslutad i någon formell mening, den är uppbyggd av uppgifter från ett antal kommuner och kommunalförbund. Planen finns under Bilagor.
Svart text i mallplanen = verifierade uppgifter ur inlämnade planer/planförslag och från kommunernas och kommunalförbundens webbplatser.
Blå text = preliminära uppgifter/inventeringsresultat.
Rött = frågor m.m.
Dokumentet uppdateras kontinuerligt med kompletteringar, rättelser, anpassning till ny lagstiftning osv.
Mallplanen är indelad enligt verksamhet. Indelningen är inte obligatorisk - det viktiga är att undvika att hänga upp arkivplanen på organisation (som ju ändras oftare). Många använder Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering från 1.1.2009, kompletterad 3.2.2011 med 05 Socialvård och 9.6.2010 med 06 Hälsovård. En annan möjlighet kan ev. vara att utgå ifrån ÅSUB:s upplägg. Indelningarna är alla variationer på samma tema, alla lyder under samma kommunallag och samma speciallagstiftning. Även de frivilliga åtagandena är långt desamma.
Angivelserna (om bevarande eller gallringsfrist) gäller oberoende av om handlingar finns kommuncentralt eller ute på olika verksamheter som daghem, skolor och äldreboenden och avser därmed alltid huvudexemplar (original, arkivhandling (motsv.)). Övriga exemplar av en handling ska, om inte annat anges i arkivplanen, kunna gallras direkt när de inte längre behövs för verksamheten.
Notera även Bilaga 1. Handlingar av kortvarig eller ringa betydelse med beskrivningar av handlingstyper som kan gallras vid aktualitet i mallplanen.
Bilagan syftar inte till ändrade arbetssätt, utan enbart till att säkerställa att det finns heltäckande gallringsbeslut då tjänstemän ”rensar i den undervegetation” av handlingar av högst begränsad betydelse som förekommer i alla offentliga verksamheter och som man relativt snabbt vill göra sig av med. S.k. rensning bör alltså begränsas till i bilagan åsyftade handlingstyper, allt annat är gallring och kräver gallringsbeslut, dvs. måste ingå i arkivplanen.