För landskapets, kommunernas och statens förvaltningar finns lagar och regler om vad som skall bevaras och levereras till landskapsarkivet. Däremot är bevarandet av den privata verksamhetens historia helt beroende på var och en arkivägares initiativ. Av denna anledning har vi samlat ihop råd man kan följa när man tar hand om ett privat arkiv.
Vad ska man spara?
Det är svårt att yttra sig generellt om vad som skall bevaras i ett privatarkiv. ”Bättre för mycket än för litet” är kanske en bra regel. Beroende på om det är en förening, ett företag eller en privatperson (släkt, gård) är det naturligtvis olika saker som är aktuella för bevarande.
I ett företags eller en förenings verksamhet tillkommer bland annat:
- protokoll och beslut,
- medlemsmatriklar,
- inkomna brev och kopior av utgående brev,
- verksamhetsberättelser,
- dokumentation från olika projekt,
- kassaböcker,
- bokslut,
- diarier,
- statistik,
- fotografier,
- kartor och ritningar, med mera.
Däremot innehåller enskilda personers, familjers och släkters arkiv vanligtvis bland annat:
- anteckningar,
- betyg,
- brev,
- dagböcker,
- fotografier,
- bankböcker...
...och många andra dokument som är värdefulla att bevara som källmaterial till en tid som har flytt.
Det är bäst att spara och samla ihop alla de handlingar som skapas av en person/personer, en förening eller ett företag själv, och allt som rör föreningens eller företagets verksamhet. Det är viktigt att söka hålla samman helheten. Att hålla hela arkivet på ett ställe underlättar redovisningen och användningen.
Hur kan man skydda handlingarna?
Det finns några riktlinjer att följa när man tar hand om material som hör till ett arkiv. Viktigast är att försöka skydda handlingar från ljus och omväxlande värme. Ljuset kan vara förödande för papper och fotografier; det är bäst att undvika att det utsätts för ljus så mycket som möjligt. Det är alltid bäst att förvara alla handlingar i ett svalt, torrt utrymme med jämn temperatur. Därför är varken källare eller vind lämpliga förvaringsplatser för arkivmaterial.
Försök att hålla material av liknande art tillsammans: fotografier med andra fotografier, tidningar med andra tidningar. Detta hindrar absorbering av skadliga kemikalier från en typ av dokument till andra.
Om möjligt, använd alltid specifika syrafria kartonger för förvaring i stället för vanlig wellpapp, vilket kan innehålla skadliga kemikalier. Det kan vara bra att avlägsna alla gummiband, gem och pappersklämmor liksom alla plastfickor och pärmar från handlingar som ska bevaras.
Litteratur
För de som vill veta mera om arkivering av privata material finns en praktisk och lättläst bok om ämnet i landskapsarkivets läsesal. Boken heter Arkiveringsguide för släktforskare av Elinor Elmborg.
År 2018 kom det ut en arkiveringshandbok för släktforskare. Boken heter Arkiveringshandbok för släktforskare och författaren är Jan Appelquist. Handboken finns i landskapsarkivets bibliotek.