Ålands landskapsarkiv förvarar en stor mängd handlingar som dokumenterar Ålands och åländska folkets historia. För att bättre kunna skildra livet, kulturen och de olika verksamheterna på Åland tar landskapsarkivet även emot privata arkiv. De privata arkiven kan vara av olika omfång och omfatta kortare eller längre tidsepoker. Som privatperson, medlem av en familj eller släkt eller representant för en organisation eller förening kan du överlåta privata arkiv till oss. Arkivmaterialet behöver inte vara omfattande eller särskilt gammalt för att passa för bevarande. Vi tar hand om att spara det material som överlämnats till oss och om att förvara det på ett säkert sätt samt att tillhandahålla informationstjänster.
När du planerar att överlämna material till oss
Första steget när man planerar att donera eller deponera ett arkiv är att kontakta oss. Landskapsarkivets personal gör en bedömning för att fastställa om materialet har varaktigt förvaringsvärde och är lämpligt för bevarande. För att göra detta ber vi dig att lämna tillräcklig bakgrundsinformation om det material som erbjuds, till exempel:
- hur omfattande materialet är,
- vilken tidsperiod materialet härrör,
- vilka olika typer av handlingar materialet innehåller, samt
- biografisk eller historisk information om personen/personerna, gården, organisationen eller föreningen som skapade handlingarna, om möjligt.
Det material som överlämnas till oss ordnar vi – det behöver alltså inte sorteras eller packas på något särskilt sätt innan leverans.
Avtal
Varje överföring av privata handlingar till landskapsarkivet sker med stöd av ett ömsesidigt leveransavtal. Avtalet innebär att båda parterna, d.v.s. donatorn/deponenten och landskapsarkivet, kommer överens om villkoren för arkivets behandling. I avtalet fastställs, vem som äger materialet, hur länge avtalet gäller, hur avtalet kan sägas upp, vad som ska ske när avtalet upphör, vilka eventuella användningsvillkor som överenskommits för arkivet samt en del andra detaljer för hanteringen.
Som överlåtare kan du av grundad anledning begränsa användningen av ett privatarkiv du överlåter för en viss tid (fastställs i avtalet). Användningen av personuppgifter och sådant material vars behandling omfattas av speciallagar, begränsas i enlighet med relevanta bestämmelser.
Deponera eller donera?
Överföringen kan ske antingen som donation eller som deposition. En deposition betyder att handlingarna förblir i deponentens ägo, men Ålands landskapsarkiv bevarar och tar hand om handlingarna samt gör dem tillgängliga för användning. Deponenten kan under avtalstiden återta arkivet. I sådant fall ersätter deponenten landskapsarkivet för arkivvård och uppbevaring av materialet.
Handlingar som överlämnas som donation övergår till Ålands landskapsarkiv med full äganderätt. Ålands landskapsarkiv tar hand om materialets skötsel och uppbevarar materialet, och materialet görs fritt tillgängligt för forskning.
Ålands landskapsarkiv har 5 oktober 2005 tagit fram formuleringar för avtalen. Mallavtalen finns att läsa under Bilagor.
Vad händer med materialet som överlämnas?
När ett arkiv överlämnas till Ålands landskapsarkiv:
- Handlingarna kommer att sorteras, packas om och beskrivas av vår personal.
- Handlingarna kommer att placeras i vårt arkivmagasin som följer antaget regelverk (se närmare Riksarkivets föreskrifter och anvisningar angående arkivutrymmen).
- En arkivförteckning över det överlämnade arkivet kommer att göras tillgängligt i vår läsesal och eventuellt på vår webbplats.
- Arkivmaterialet kommer att göras tillgängligt för släktforskare, forskare, studerande och andra intresserade.
Donatorn/deponenten förses även med ifrågavarande arkivförteckning. Den som överlämnar ett arkiv är alltid välkommen att ta del av materialet på plats i landskapsarkivets läsesal!
Kontakta oss om du planerar att överlämna material till landskapsarkivet.