Ålands landskapsarkiv uppbevarar en stor mängd handlingar som dokumenterar Ålands och åländska folkets historia. För att bättre kunna skildra livet, kulturen och de olika verksamheterna på Åland samlar landskapsarkivet in även privata arkiv. De privata arkiven kan vara av olika omfång och omfatta kortare eller längre tidsepoker. Vi brukar indela arkiven efter vilken organisationsform skaparen hade. Det kan vara föreningar, företag, byalag, gårdar, släkter eller privatpersoner. Arkivmaterialet behöver inte vara omfattande eller särskilt gammalt för att passa för bevarande.
När du vill överlämna material
Första steget när man vill donera eller deponera ett arkiv är att kontakta oss. Alla potentiella förvärv kommer att bedömas för att fastställa om arkivet har varaktigt förvaringsvärde. För att göra detta ber vi dig att lämna tillräcklig bakgrundsinformation om det material som erbjuds, till exempel:
- hur omfattande materialet är,
- vilken tidsperiod materialet härrör,
- vilka olika typer av handlingar materialet innehåller, samt
- biografisk eller historisk information om personen/personerna, gården, organisationen eller föreningen som skapade handlingarna, om möjligt.
Det material som överlämnas till oss ordnar vi – det behöver alltså inte sorteras eller packas på något särskilt sätt innan leverans.
Avtal
Varje överföring av privata handlingar till landskapsarkivet sker med stöd av ett ömsesidigt leveransavtal. Avtalet innebär att båda parterna, deponenten och landskapsarkivet, kommer överens om villkoren för arkivets behandling. Avtalet fastställer vem som äger materialet, hur länge avtalet gäller, hur avtalet kan sägas upp, vad som ska ske när avtalet upphör, vilka eventuella tillträdeshinder som överenskommits för arkivet samt en del andra detaljer för hanteringen.
Deponera eller donera?
Överföringen kan ske antingen som deposition eller som donation. En deposition betyder att handlingarna förblir i deponentens ägo, men Ålands landskapsarkiv bevarar och tar hand om handlingarna, samt gör dem tillgängliga för användning. Deponenten kan under avtalstiden återta arkivet. I sådant fall ersätter deponenten landskapsarkivet för arkivvård och uppbevaring av materialet.
Handlingar som överlämnas som donation övergår till Ålands landskapsarkiv med full äganderätt. Ålands landskapsarkiv tar hand om materialets skötsel och uppbevarar materialet, och materialet görs fritt tillgängligt för forskning.
Ålands landskapsarkiv har 5 oktober 2005 tagit fram formuleringar för avtalen. Mallavtalen finns att läsa under Bilagor.
Vad händer med materialet som överlämnas?
När ett arkiv har överlämnats till Ålands landskapsarkiv:
- Handlingarna kommer att sorteras, packas om och beskrivas av vår personal.
- Handlingarna kommer att placeras i vårt arkivmagasin som följer antaget regelverk (se närmare Riksarkivets föreskrifter och anvisningar angående arkivutrymmen).
- En arkivförteckning över det överlämnade arkivet kommer att göras tillgängligt i vår läsesal och eventuellt på vår webbplats.
- Arkivmaterialet kommer att göras tillgängligt för släktforskare, forskare, studerande och andra intresserade.
Donatorn/deponenten förses även med ifrågavarande arkivförteckning. Den som överlämnar ett arkiv är alltid välkommen att ta del av materialet på plats i landskapsarkivets läsesal!
Vänligen ta kontakt med landskapsarkivet när du vill deponera eller donera ett privat arkiv.