Centrala begrepp
Arkivfunktion är ett centralt begrepp inom organisationens informations- och dokumentförvaltning. Arkivfunktionen har till uppgift
- att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras,
- att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem,
- att bestämma handlingarnas förvaringsvärde, och
- att gallra ut onödigt material.
Enligt arkivlagen för landskapet Åland (2004:13) ansvarar en myndighet för planeringen av sin arkivfunktion samt för dess praktiska skötsel. Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.
För att säkerställa att arkivfunktionen på myndigheten följer lagar och regler ska myndigheten styra sin arkivbildning genom att planera dokumenthanteringens processer och strukturer på förhand. Arkivbildning består av planmässig arkivering, registrering och gallring (förstöring) av handlingar. Planeringen ska ske före informationens uppkomst genom att skapa arkivplaner och dokumenthanteringsplaner.
Ett arkiv omfattar de handlingar som utfärdats eller upprättats av en myndighet eller som ingivits eller insänts till myndigheten. Arkivering av en handling börjar när man tar emot eller skriver en handling. En handling tillhör arkivet när den skapas oavsett om den förvaras i en arkivlokal eller tjänstemans arbetsrum.
Arkivplanen ett viktigt instrument
God informationshantering förutsätter att en organisation har uppdaterade beskrivningar av de dokument och övrig information som genereras eller inkommer när organisationen sköter sina uppgifter. En viktig del av en god informationshantering är en välskött dokumentförvaltning. Arkivplanen är ett av de viktigaste instrumenten inom dokumentförvaltningen.
För hanteringen och styrningen av information har olika instrument och system utvecklats, bl.a. arkivplanen, diariet, olika ärendehanteringssystem, arkivförteckningar och -beskrivningar. Vid sidan av registrering och beskrivning hanteras information med hjälp av ändamålsenliga förvarings- eller arkiveringssystem samt genom gallring.
Arkivplanen tjänar organisationens egna syften samt förverkligandet av offentlighetsprincipen inom förvaltningen och säkrandet av relevant information för framtida forskning. Ur organisationens synvinkel är arkivplanens primära uppgift att styra organisationens arkivbildning. Arkivplanen är "information om informationen": den visar vilka informationsreserver myndigheten har och vilka uppgifter de hänför sig till.
Ålands landskapsregering fastställer arkivplaner inklusive förvaringstider av myndighetshandlingar i landskapet Åland. Innan fastställelse begär landskapsregeringen om utlåtande från Riksarkivet till den del beslutet rör utgallring av handlingar.
En handbok för personalen
Arkivplanen är ett styrdokument där man förutom det material som bildas även presenterar ovannämnda system och metoder. Arkivplanen är i detta avseende ett hjälpmedel för alla som deltar i behandlingen av handlingar. I bästa fall är den en del av kvalitetshandboken för organisationens informations- och dokumentförvaltning och arkivfunktion.
För att arkivplanen ska vara till så stor nytta som möjligt är det viktigt att vid sidan av arkivfunktionens ansvarspersoner även övriga yrkesgrupper från organisationen medverkar i arkivplanens utarbetning och upprätthållande.
På dessa sidor behandlas arkivplanen utifrån flera olika aspekter. Arkivbildarnas storlek, uppbyggnad och uppgifter varierar och således är också arkivplanernas användningsbehov olika. Den som ansvarar för utarbetandet av arkivplanen avgör vilka aspekter är av betydelse för den ifrågavarande organisationen.